Validiteitsverklaringen

Personen welke nog nooit kennis hebben gemaakt met een risicovolle activiteit moeten op de hoogte worden gebracht door de organisatie m.b.t. regels/afspraken en de risico’s welke de activiteit met zich mee brengt. Tevens verklaard de deelnemer of hij/zij fysiek/mentaal in staat is om aan de activiteit deel te kunnen nemen.

Rechtsgeldigheid van een validiteitsverklaring

Een validiteitsverklaring is niet rechtsgeldig maar kan wel bij een vervelende nasleep. Deelnemers worden op de hoogte gebracht van alle regels en risico’s. Hiermee maak je de deelnemers allert. De organisatie staat sterker in zijn schoenen als een ongeval een vervelende nasleep heeft m.b.t. aansprakelijkheid. Verzekeraars kunnen een dergelijke validiteitsverklaring verplicht stellen om zodoende de risico’s nog beter te beperken.

Algemene regel m.b.t. leeftijd en validiteitsverklaring

Om een validiteitsverklaring te kunnen tekenen moet de deelnemer in staat zijn om te beseffen waarvoor hij of zij tekend. We hebben de volgende leeftijdscategorie-indeling opgesteld:

  • 4 – 18 jaar: validiteitsverklaring dient altijd getekend te worden door een van de ouders, voogd of volwassene (leerkracht).
  • 18 jaar en ouder: Deelnemer kan zelfstandig de validiteitsverklaring tekenen.

Validiteitsverklaring, klassificatie risico en leeftijd

Voor low-risk activiteiten kunnen deelnemers welke 14 jaar en ouder zijn zelfstandig tekenen. Vanaf medium-risk geld deze grens 18 jaar. Bij deelnemers welke jonger zijn dan 14 jaar, dient er altijd getekend te worden door een wettelijke voogd, ouders, etc.

Groepen en validiteitsverklaring

Een volwassene deelnemer wordt aangewezen als informant van de groep. Dit is vaak de hoofdboeker van de activiteit. Deze persoon ondertekend de groepsverklaring, hierop staan de groepsleden met hun geboortedatum plus handtekening. De groep dient op de hoogte worden gebracht door een instructeur van de organisatie m.b.t. de regels/afspraken en risico’s. Na deze uitleg/instructie wordt de validiteitsverklaring pas ondertekend ingeleverd!

Briefing vooraf de activiteit

Bij een boeking wordt er meestal een bevestiging gestuurd naar de klant, dit gaat vaak gepaard met een briefing. Bij software, zoals RECRAS, is dit een geautomatiseerd proces. In een goede briefing staat:

– validiteitsverklaring (deze kan vooraf worden ingevuld, zodat dit niet op okatie hoeft. Deze verklaring wordt pas in ontvangst genomen door de organisatie na de uitleg;
– kleding voorschriften;
– regels en afspraken;
– korte omschrijving van de actviteit en de risico’s;
– tijd om aanwezig te zijn en waar te melden;
– start van de activiteit;
– einde van de activiteit;
– voorzieningen op locatie

Een validiteitsverklaring kan dus ruim voor de activiteit ingevuld worden, zodoende kunnen ouders van minderjarigen ook tijdig op de hoogte worden gebracht. Een school of de organiserende instantie/volwassene is verplicht ouders van minderjarigen op de hoogte te stellen van de activiteit en de bijbehorende risico’s.

Soorten validiteitsverklaringen

We kennen twee soorten validiteisverklaringen, de individuele verklaring en de groepsverklaring. Meestal staat achterop de verklaring de uitleg / regels etc. Een verklaring moet zijn voorzien van:

– naam van de activiteit(en);
– datum en plaats;
– naam van de organisatie;
– naam of namen van de deelnemers / + geboortedata;
– handtekening deelnemer(s);
– uitleg risico’s , regels en afspraken (meestal op de achterzijde van het formulier)

Validiteitsverklaring in de praktijk

Wij snappen de complexiteit van een validiteitsverklaring bij jeugdige deelnemers. Wanneer uw kind naar een kinderfeestje gaat wil je als ouder natuurlijk weten wat er wordt georganiseerd. Gaat de pupil klimmen, highropes of het water op dan zal de volwassen boeker de validiteitsverklaring moeten afhandelen. Het is dan ook handig om het volgende te regelen:

– validiteitsverklaring kan men downloaden van de website van de organisatie
– validiteitsverklaring wordt samen met de briefing gemaild naar de volwassen boeker

Bij scholen is de docent verantwoordelijk voor zijn of haar leerlingen/studenten. Deze persoon kan dus tekenen voor de groep, wel moeten alle namen bekend zijn van de deelnemers. Een vooraf toegestuurde deelnemerslijst is dan voldoende, bij aankomst kan dan de docent de verklaring ondertekenen.

De validiteitsverklaring is verplicht voor alle deelnemers.